Cách viết Email hiệu quả
1. Xem xét thông điệp và người nhận
Để viết email hiệu quả, trước tiên, hãy xem xét lý do tại sao bạn viết. Bạn muốn loại phản hồi nào? Bạn muốn truyền đạt thông điệp gì? Nếu bạn đang yêu cầu thông tin, nộp đơn xin việc, hãy đảm bảo rằng yêu cầu của bạn về hành động của người nhận là rõ ràng.
Tiếp theo, hãy xem xét quan điểm của người nhận. Họ cần thông tin gì để thực hiện hành động hoặc hiểu thông điệp của bạn? Cung cấp thông tin cơ bản cần thiết (nhưng không quá mức). Biểu tượng cảm xúc và chữ viết tắt, như OMG hoặc LOL, không thích hợp cho các đơn xin việc và hầu hết các email doanh nghiệp.
2. Viết dòng chủ đề Email mô tả
Khi bạn viết email, bạn tuyệt đối không nên bỏ trống phần tiêu đề hoặc viết nội dung chung chung như ‘xin chào”….. Những email có dòng tiêu đề như thế này có nhiều khả năng bị đưa vào hộp thư rác của người nhận hoặc đơn giản là bị bỏ qua. Nếu bạn đang nộp đơn xin việc, hãy đặt tên của vị trí trong dòng tiêu đề. Nếu email là cho đồng nghiệp, hãy đặt dòng tiêu đề của bạn thành một cụm từ ngắn gọn tóm tắt mục đích của thư.
3. Kiểm tra chính tả và viết hoa
Sử dụng cách viết hoa chính xác. Hầu hết mọi người đều biết viết hoa đầu câu và danh từ riêng, nhưng nhiều người không làm như vậy trong email. Mặt khác, quá nhiều chữ in hoa có thể khiến người đọc mất tập trung. Tránh viết hoa tất cả các cụm từ, chỉ để nhấn mạnh, chữ cái đầu tiên của các từ không phải ở đầu câu hoặc danh từ riêng.
4. Sử dụng định dạng đơn giản trong Email
Một trong những cách cách viết Email hiệu quả đó là sử dụng định dạng trong Email. Hãy nhớ rằng các chương trình email đều hiển thị khác nhau. Những gì trông được căn chỉnh hoàn hảo trên màn hình của bạn có thể chạy cùng nhau trên màn hình của người khác. Vì lý do này, hãy tránh dán tài liệu xử lý văn bản có định dạng cao, như sơ yếu lý lịch hoặc thư xin việc, vào email. Sử dụng các tài liệu được viết ở định dạng văn bản thuần túy.
Làm cho đoạn văn ngắn gọn. Giống như các khoảng thời gian, ngắt đoạn văn giúp cho mắt người đọc được nghỉ ngơi. Ai đó đọc email trên điện thoại di động sẽ được hưởng lợi từ các đoạn văn ngắn. Nhưng hãy cẩn thận để vẫn tuân theo các quy tắc cơ bản liên quan đến đoạn văn.
5. Tránh trích dẫn có thể gây khó chịu cho người đọc
Ngày càng có nhiều bạn thấy trích dẫn ở cuối email. Một số là những câu trích dẫn truyền cảm hứng tích cực, chẳng hạn như “Hãy trở thành người giỏi nhất có thể mỗi ngày”, những câu này rất ổn. Tuy nhiên, tránh những câu trích dẫn có ý nghĩa tôn giáo, những câu trích dẫn có thể được coi là loại trừ người khác vì nó có thể mang nội dung xúc phạm đồng nghiệp, khách hàng hoặc nhà cung cấp, điều này có thể dẫn đến mất năng suất và kinh doanh.
6. Giải thích lợi ích trong Email của bạn
Nhiều chuyên gia kinh doanh không hiểu sự khác biệt giữa các tính năng và lợi ích. Các tính năng mô tả những gì sản phẩm của bạn làm. Một lợi ích giải thích cách một tính năng giúp ích cho người đọc của bạn.
Đừng cho rằng người đọc email của bạn đã biết tại sao điều gì đó lại quan trọng đối với họ. Đảm bảo rằng email của bạn giải thích cách người đọc của bạn được hưởng lợi từ những nội dung có giá trị mà bạn cung cấp trong Email.
Như vậy thông qua bài viết trên đây, Web99 đã cùng bạn tìm hiểu cách viết Email hiệu quả giúp bạn có thể tìm ra những chiến lược kinh doanh cho doanh nghiệp bằng giải pháp Email Marketing.
Đăng nhận xét